POLITYKA PRYWATNOŚCI

Szanowni Państwo,

niniejszy dokument (dalej również jako: Polityka Prywatności) opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez spółkę pod firmą Asist Sp. z o.o. z siedzibą w Starogardzie Gdańskim, ul. gen Józefa Hallera 30, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000125085, NIP: 5842468232, REGON: 192760147 (dalej jako: Administrator lub Spółka), w tym w szczególności zasady przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem strony internetowej: www.asist.pl (dalej jako: Strona internetowa). Zachęcamy do zapoznania z treścią Polityki Prywatności i w przypadku jakichkolwiek pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji.

1. Kto jest administratorem Państwa danych osobowych i jak można się z nim skontaktować?

Administratorem Państwa danych osobowych (a więc podmiotem decydującym o celach i podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych) jest Spółka.

Aby odpowiedzieć na pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można skontaktować się wysyłając wiadomość na adres e – mail: iodo@asist.pl

2. Jakie dane osobowe gromadzimy?

Za dane osobowe, zgodnie z definicjami wynikającymi z przepisów prawa, uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Katalog danych osobowych jest otwarty, ale zaliczyć możemy do nich m.in. imię, nazwisko, adres, adres e-mail, numery identyfikacyjne, dane biometryczne, cechy fizyczne, fizjologiczne, ekonomiczne, kulturowe czy społeczne.

W toku działalności przetwarzamy Państwa dane osobowe. Zawsze staramy się jednak pozyskiwać tylko niezbędne nam dane osobowe, dążąc do tego, by gromadzić tak mało danych jak jest nam to rzeczywiście potrzebne. Z tego też powodu rozróżniamy zakres pozyskiwanych przez nas danych w sytuacji, w której są Państwo naszym Pracownikiem, Klientem, reprezentantem Klienta będącego osobą prawną, czy wreszcie jeżeli tylko korzystają Państwo z naszej Strony internetowej.

Jednocześnie zaznaczamy, że jakkolwiek do przeglądania Strony internetowej nie muszą nam Państwo przekazywać jakichkolwiek danych osobowych, to Państwa dane osobowe pozyskujemy jednak w sytuacji zawarcia umowy, w toku procesów rekrutacyjnych, w odpowiedzi na kierowane do Spółki pytania, etc.

 

3. Jakie są podstawy prawne przetwarzania Państwa danych osobowych?

Państwa dane osobowe przetwarzane są przez nas zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO) oraz ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781 z późniejszymi zmianami), a także innymi powszechnie obowiązującymi przepisami prawa dot. ochrony danych osobowych.

W momencie pozyskiwania Państwa danych osobowych każdorazowo informowani są Państwo jaka jest podstawa prawna ich przetwarzania. Niezależnie od powyższego wskazujemy, że Administrator przetwarza Państwa dane osobowe (w zakresie związanym z korzystaniem ze Strony Internetowej) przede wszystkim w następujących sytuacjach:

CELE PRZETWARZANIA	ZASADNICZA PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Świadczenie usług, w tym usług świadczonych na podstawie umów o świadczenie usług drogą elektroniczną na zasadach opisanych odrębnych regulaminem (zasady te ujawniane mogą być np. w stosownych zakładkach naszych produktów, w momencie wypełniania formularzy rejestracyjnych, etc.), lub też podjęcie czynności na Państwa żądanie przed rozpoczęciem świadczenia usług lub zawarciem umowy.	art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
Odpowiedź na zapytania kierowane do Spółki za pośrednictwem Strony internetowej lub innych kanałów komunikacyjnych, np. e-maila.	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadnione interesy Spółki wyrażające się w udzieleniu odpowiedzi na skierowane zapytania.
Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi.	Artykuł 6 ust. 1 lit. f) – prawnie uzasadniony interes Spółki wyrażający się dochodzeniu roszczeń lub obronie przed takimi roszczeniami.
Archiwizacja dokumentacji (np. umowy, dokumenty rozliczeniowe).	art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie danych jest niezbędne by wykonać obowiązki prawne wynikające z ustawy o rachunkowości (art. 74 ust. 2).
Marketing bezpośredni	Artykuł 6 ust. 1 lit. f) – prawnie uzasadniony interes Administratora wyrażający się w podejmowaniu działań w ramach marketingu bezpośredniego.
Wykonanie żądanych działań w zakresie ochrony danych osobowych bądź zgłoszonych reklamacji dotyczących usług świadczonych przez Spółkę.	art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie danych jest niezbędne by wykonać obowiązki prawne.

Niezależnie od tych okoliczności – Spółka, w zakresie wykraczającym poza korzystanie ze Strony Internetowej, przetwarzać może także dane osobowe jej kontrahentów, ich przedstawicieli oraz reprezentantów, dane osobowe pracowników, współpracowników, dane osób biorących udział w procesach rekrutacyjnych, dane osobowe pozyskane przez Spółkę w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą, etc.

4. Jaki jest okres przetwarzania danych osobowych przez Spółkę?

Uwzględniając okoliczności takie jak okres przedawnienia roszczeń Stron i możliwość zgłoszenia przez Strony w tym zakresie wzajemnych roszczeń, jak też względy podatkowe, podstawowy okres przetwarzania przez Spółkę danych osobowych wynosi 6 lat i 12 miesięcy liczonych od 1 stycznia kolejnego roku, po roku w którym dane osobowe zostały utworzone, zostały zebrane lub od momentu zakończenia danej współpracy (umowy), w przypadku gdy dane osobowe przetwarzane są w związku z nią – którekolwiek z tych zdarzeń wystąpi później. Zaznaczamy jednocześnie, że okres ten różnić może się w przypadku poszczególnych procesów i jeżeli zależy Państwu na uzyskaniu szczegółowych informacji w tym zakresie – prosimy o skontaktowanie się ze Spółką.

5. Czy przekazujemy dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?

 

Z uwagi na fakt, że Spółka stanowi część brytyjskiej grupy kapitałowej PIB Group – dane osobowe mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przy czym przetwarzanie w tym zakresie regulowane będzie w oparciu o Standardowe Klauzule Umowne, co gwarantuje odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

 

6. Czy w toku przetwarzania przez Spółkę danych osobowych ma miejsce zautomatyzowane podejmowanie decyzji?

 

Nie – decyzje podejmowane przez Spółkę nie są wynikiem zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, w tym także ich profilowania.

 

7. Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe?

 

Co do zasady Spółka nie jest uprawniona do tego, by żądać od Państwa przekazania danych osobowych, a tym samym podanie danych osobowych jest dobrowolne.

W określonych sytuacjach podanie danych osobowych może okazać się jednak konieczne – np. do realizacji na Państwa rzecz świadczonych przez Spółkę usług, czy też w celu zawarcia umowy. W takich przypadkach nieprzekazanie danych osobowych może uniemożliwić Spółce podjęcie stosownych czynności. Dla przykładu brak przekazania Spółce danych kontaktowych niezbędnych do skontaktowania się z Państwem w przypadku skierowania do Spółki pytania spowoduje, że nie będzie możliwe udzielenie na nie odpowiedzi.

 

8. Jakie mają Państwo prawa w związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych?

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, przysługują Państwu następujące prawa:

• Prawo do uzyskania dostępu do danych – w każdej chwili mają Państwo prawo zażądać informacji o tym, jakie Państwa dane osobowe przetwarzamy.
• Prawo do żądania poprawiania danych – zawsze mogą Państwo zażądać poprawienia Państwa danych osobowych, jeśli są one niepoprawne, a także uzupełniania niekompletnych danych.
• Prawo do żądania usunięcia danych – zawsze mogą Państwo zażądać, by usunąć przetwarzane przez nas dane osobowe. Niestety nie zawsze będzie to możliwe do zrealizowania, gdyż niekiedy obowiązek przetwarzania wiązać będzie się np. z przepisami prawa. W takiej sytuacji poinformujemy Państwa o tym fakcie.
• Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania – mogą Państwo zażądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Państwa danych osobowych.
• Prawo do wniesienia sprzeciwu – mogą Państwo wnieść również sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych w oparciu o nasze prawnie uzasadnione interesy, co dotyczy zwłaszcza realizowanego przez nas marketingu bezpośredniego.
• Prawo do wycofania zgody – w sytuacji, gdy przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie zgody, mają Państwo prawo wycofać taką zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie takiej zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

9. Co można zrobić, gdy przetwarzamy Państwa dane w niewłaściwy sposób?

W sytuacji, w której uznają Państwo, że przetwarzamy Państwa dane osobowe w sposób niezgodny z przepisami prawa – będziemy wdzięczni za taką informację a postaramy się usunąć stwierdzone nieprawidłowości. Prosimy również pamiętać, że w takiej sytuacji przysługuje Państwu możliwość złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Kto ma dostęp do Państwa danych?

Zgodnie z naszą polityką – nie udostępniamy Państwa danych osobowych, nie sprzedajemy ich ani nie wymieniamy się nimi w celach marketingowych z podmiotami trzecimi. Do udostępnienia przez nas Państwa danych osobowych dojść może wtedy, gdy jesteśmy do tego wyraźnie zobligowani lub upoważnieni przepisami prawa (np. przekazanie danych, o których udostępnienie zawnioskuje policja), lub gdy wyrazili Państwo na to udostępnienie zgodę.

Zastrzegamy jednocześnie, że możliwe jest powierzenie przez nas przetwarzania Państwa danych podmiotom z nami współpracującymi, przy czym każdorazowo odbywać się to będzie wyłącznie ze starannie wyselekcjonowanymi podmiotami dającymi rękojmię przetwarzania Państwa danych w sposób zgodny z prawem, z poszanowaniem Państwa prywatności, w tym w oparciu o umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

11. Odesłanie do stron internetowych podmiotów trzecich

Jeżeli nasza strona internetowa odsyła – również poprzez link – do stron internetowych podmiotów trzecich, nie ponosimy odpowiedzialności za prawidłowość bądź kompletność prezentowanych tam treści oraz za bezpieczeństwo Państwa danych. Mając na względzie, że nie mamy wpływu na przestrzeganie zasad w zakresie ochrony danych przez podmioty trzecie, każdorazowo rekomendujemy by sprawdzać prezentowane tam deklaracje o ochronie danych osobowych. Namawiamy także do zapoznania się z polityką prywatności zamieszczoną na tych stronach.

12. Pliki Cookies

Pliki cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na Państwa urządzeniu końcowym podczas korzystania ze Strony Internetowej. Wykorzystujemy je tylko w celu zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania serwisu (cookies niezbędne).

Cookies Niezbędne (Własne) są kluczowe dla podstawowych funkcji Strony (np. sesja logowania, zapamiętanie ustawień wybranych przez Użytkownika, zabezpieczenia). Nie wymagają Państwa aktywnej zgody. Podstawa prawna – art. 173 ust. 3 Ustawy Prawo Telekomunikacyjne (przetwarzanie jest niezbędne do świadczenia żądanej usługi telekomunikacyjnej).

13. Aktualizacja naszych zasad prywatności oraz postanowienia końcowe

Nie możemy wykluczyć, że w przyszłości będziemy musieli zaktualizować naszą Politykę Prywatności. Najnowsza wersja będzie zawsze dostępna na Stronie internetowej. Dodatkowo, będziemy informować o każdej zmianie treści dokumentu, np. o zmianach dotyczących celu, w jakim korzystamy z Państwa danych osobowych czy zmianie sposobu kontaktu z nami.

Przyjęcie polityki nastąpiło 31.03.2025 r.